Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)

Eftersom arbetsgivare och andra skyddsansvariga har ett juridiskt ansvar att förebygga olyckor och ohälsa i arbetet, kan brister i det systematiska arbetsmiljöarbetet även få rättsliga konsekvenser. Men hur går man då konkret och framgångsrikt tillväga för att skapa en bättre arbetsmiljö?

Vad menas med systematisk arbetsmiljö?

Enkelt uttryckt kan man säga att det är en form av verksamhetsutveckling. Att arbeta systematiskt innebär att förebygga arbetsskador, sjukdomar och olyckor, samtidigt som man främjar en god arbetsmiljö genom ett kontinuerligt och medvetet arbete. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är så viktigt att det regleras både i arbetsmiljölagen och genom en särskild föreskrift från Arbetsmiljöverket.

Vad omfattas av det systematiska arbetsmiljöarbetet?

Det finns en huvudprocess för hur arbetet bör bedrivas, det som kallas SAM, men även flera stödprocesser. För att lyckas i praktiken behöver man förstå både varje del för sig och hur de samverkar. Ett exempel på en stödprocess är att regelbundna hälsoundersökningar genomförs för personer som arbetar i riskfyllda miljöer.

Vill du ha stöd i det systematiska arbetsmiljöarbetet? Avonova erbjuder hjälp med att analysera nuläget, identifiera behov och implementera rätt åtgärder. 

Här kan du läsa mer om vår tjänst Stöd i arbetsmiljöarbetet

Vem har arbetsmiljöansvar?

Det formella ansvaret ligger alltid hos arbetsgivaren. Eftersom det ofta handlar om en juridisk person behöver arbetsmiljöuppgifterna delegeras till fysiska personer i organisationen.

Chef

Det vanligaste är att arbetsmiljöuppgifterna överlämnas till chefer, som i sin tur kan fördela dem vidare beroende på verksamhetens struktur. Arbetsgivaren ansvarar dock för att den som får uppgifterna också har rätt kunskap och förutsättningar att utföra dem, annars måste man kunna ta in extern hjälp.

Skyddsombud

Skyddsombudet har inte något direkt ansvar för arbetsmiljön, men viktiga uppgifter. Deras roll är att företräda medarbetarna gentemot arbetsgivaren, hålla sig uppdaterade inom arbetsmiljöområdet samt delta i planering och genomförande av arbetsmiljöinsatser. De ska även verka för att cheferna driver det systematiska arbetsmiljöarbetet framåt.

Läs vidare om skyddsombudets roll i artikeln Vad gör ett skyddsombud?

Medarbetare

Alla medarbetare har ett lagstadgat ansvar att delta i arbetsmiljöarbetet och följa de rutiner som finns. Om det till exempel krävs skyddshjälm ska den användas. Arbetstagaren är också skyldig att informera arbetsgivaren om upptäckta risker på arbetsplatsen.

Även företagshälsovården och HR-avdelningen har en viktig, stödjande roll i arbetsmiljöarbetet. De kan bland annat föreslå åtgärder och bistå med uppföljning.

För att arbetsmiljöarbetet ska fungera i praktiken behöver alla känna till sina roller och arbeta mot ett gemensamt mål.

Hur genomförs det systematiska arbetsmiljöarbetet?

Arbetsmiljöarbetet kan se olika ut beroende på verksamhetens förutsättningar, men det ska omfatta samtliga aspekter av arbetsmiljön. Framgångsrikt arbetsmiljöarbete förutsätter uppmärksamhet, engagemang och ett aktivt deltagande från alla.

Exempel på viktiga delar är en nära dialog mellan chef och skyddsombud, att arbetsmiljö tas upp i medarbetarsamtal och att utbildningar genomförs regelbundet.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet beskrivs ofta som en pågående process i fyra steg – det så kallade SAM-hjulet.

De fyra SAM stegen

Arbetet bör struktureras utifrån fyra återkommande moment: undersöka – riskbedöma – åtgärda – följa upp. Dessa delar visualiseras ofta som ett hjul eller ett pussel, där varje del behövs för att helheten ska fungera. Om en del saknas, haltar hela processen.

1. Undersök arbetsmiljön

Första steget är att kartlägga vilka arbetsmiljörisker som finns. Detta kan ske genom exempelvis skyddsronder, arbetsplatsträffar, utvecklingssamtal eller medarbetarenkäter.

2. Riskbedöm

När riskerna har identifierats ska de bedömas utifrån hur allvarliga de är, hur ofta de kan inträffa och vilka konsekvenser de kan få. Avonova erbjuder både mallar och vägledning för att underlätta arbetet.

Tips: Läs mer i vår guide: Hur gör man en riskbedömning?

3. Genomför åtgärder  

De åtgärder som genomförs ska vara anpassade efter riskernas natur. Det kan handla om att förändra arbetssätt, dela upp arbetsuppgifter, byta ut farliga ämnen eller erbjuda utbildning.

4. Följ upp

Minst en gång per år är arbetsgivaren skyldig att följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen bör inte bara kontrollera att åtgärder genomförts, utan också om de haft önskad effekt. I många fall kan det visa sig att åtgärderna inte varit tillräckliga eller inte genomförts alls.

På Avonova kan vi bland annat hjälpa dig att ta fram:

• Ledningssystem 

• Policy och styrande dokument

• Årsplanering enligt SAM-hjulet

• Rutiner för arbetsmiljökommitté, skyddsronder, riskbedömningar och arbetsmiljökartläggningar

• Bevakning av aktuell lagstiftning (till exempel mätningar och hälsoundersökningar)

• Kemikaliehanteringssystem

• Utbildningar för att uppfylla lagkrav och stärka kunskapen i det systematiska arbetsmiljöarbetet

• Revision och årlig uppföljning

Systematisk arbetsmiljö och hybridarbete

Distans- och hybridarbete är idag vanligt förekommande. Många organisationer har försökt införa riktlinjer, men utmaningen är att medarbetare ofta har mycket olika förutsättningar.

Det viktigaste är tydlighet och konsekvens, annars finns risk för missförstånd och konflikter. Kommunikation blir helt avgörande för en fungerande arbetsmiljö.

Arbetsmiljölagen gäller även vid distansarbete, men kunskap och praxis för hur man tillämpar SAM hemma är ännu begränsad.

I takt med att arbetslivet förändras, inte minst genom ökat distans- och hybridarbete, ställs nya krav på både organisationer och individer. Medarbetare förväntas i högre grad än tidigare kunna identifiera och hantera faktorer som påverkar deras arbetsmiljö, även när de arbetar utanför den fysiska arbetsplatsen. Det handlar inte bara om ergonomi och tekniska förutsättningar, utan också om struktur, gränsdragning, kommunikation och återhämtning.

För att lyckas behövs ökad kunskap om vad som kännetecknar en god arbetsmiljö och förmågan att agera utifrån det. Här blir självledarskap en viktig nyckel. Att som individ kunna tillämpa samma principer som i det systematiska arbetsmiljöarbetet – undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp – men på sig själv och sin egen arbetssituation, kommer att bli allt viktigare för att förebygga ohälsa och skapa hållbara arbetsliv även på distans.