Vad är kognitiv ergonomi? Guide till att minska mental arbetsbelastning

I dagens arbetsliv är många arbeten kunskapsintensiva och kräver ständig informationsbearbetning, problemlösning och kommunikation. Därför blir frågor om kognitiv arbetsbelastning och mental återhämtning allt viktigare för både medarbetare och organisationer.

Vad är kognitiv ergonomi?

Inom ergonomiforskning beskrivs kognitiv ergonomi som hur människans mentala processer (till exempel uppmärksamhet, minne, perception, beslutsfattande och informationsbearbetning) påverkas av arbetsuppgifter, teknik och arbetsmiljö.

Kognitiv ergonomi handlar om samspelet mellan människans mentala förmågor och de krav som ställs i arbetet, till exempel hur vi hanterar information, löser uppgifter och fattar beslut.

Det handlar bland annat om hur vi:

• Tar in och bearbetar information

• Planerar och prioriterar uppgifter

• Fattar beslut

• Löser problem

• Hanterar distraktioner och avbrott

När arbetsmiljö och arbetsuppgifter är anpassade till människans kognitiva förmågor blir arbetet ofta både mer hållbart och effektivt. Om kraven däremot överstiger den kognitiva kapaciteten kan det leda till kognitiv belastning, stress och svårigheter att upprätthålla koncentration och kvalitet i arbetet.

Vad är kognitiv belastning?

Kognitiv belastning beskriver hur mycket mental kapacitet som krävs för att utföra en uppgift. Begreppet används ofta tillsammans med, eller som en del av, det som kallas mental arbetsbelastning inom arbetsmiljöforskning.

Alla arbetsuppgifter innebär en viss mental ansträngning. Problem uppstår när belastningen blir för hög under en längre tid eller när arbetsmiljön innehåller många faktorer som stör koncentrationen. Det kan leda till kognitiv överbelastning, vilket innebär att hjärnan får svårt att hantera mängden information och krav i arbetet.

Vanliga orsaker till hög kognitiv belastning är:

• Många parallella arbetsuppgifter

• Ständiga avbrott eller störningar

• Otydliga instruktioner eller prioriteringar

• Stora mängder information

• Höga krav på snabb problemlösning.

När flera sådana faktorer kombineras kan den mentala arbetsbelastningen bli svår att hantera över tid.

Kognitiv arbetsbelastning i dagens arbetsliv

I många moderna yrken är belastningen främst mental snarare än fysisk. Arbete inom exempelvis administration, IT, vård, utbildning och ledarskap kräver ofta avancerad informationsbearbetning och många beslut.

Det innebär att kognitiv arbetsbelastning har blivit en central arbetsmiljöfråga.

Digitaliseringen har dessutom ökat mängden information som människor behöver hantera i arbetet. E-post, chattar, möten och olika digitala system skapar nya typer av kognitiva krav. Digitala verktyg och system som inte är utformade med hänsyn till kognitiv ergonomi kan också öka den mentala belastningen, till exempel genom många avbrott, komplexa gränssnitt eller stora mängder information.

Forskning visar att hög mental arbetsbelastning kan påverka prestation, beslutsförmåga och kvalitet i arbetet.

Läs mer om kostnaden av att inte arbeta med den psykosocial hälsan

Exempel på kognitiv belastning på jobbet

Kognitiv belastning kan uppstå i många olika arbetssituationer.

Exempel är:

• Många digitala kommunikationskanaler

• Möten utan tydlig agenda eller syfte

• Otydliga prioriteringar i arbetsuppgifter

• Krav på multitasking

• Arbete som kräver ständig uppmärksamhet.

Även arbetsmiljön kan påverka den kognitiva ergonomin, till exempel genom:

• Buller eller störande ljud

• Visuella distraktioner

• Brist på möjlighet till fokuserat arbete.

När sådana faktorer förekommer samtidigt ökar risken för mental trötthet och minskad koncentration.

Kognitiv ergonomi vid utmattningssyndrom

Forskning om arbetsrelaterad stress lyfter allt oftare fram sambandet mellan kognitiv ergonomi och utmattningssyndrom.

När hjärnan under lång tid utsätts för hög mental belastning utan tillräcklig återhämtning kan det bidra till:

• Långvarig trötthet

• Koncentrationssvårigheter

• Minnesproblem

• Stressrelaterade besvär

Genom att se över arbetsuppgifter, informationsflöden och arbetsorganisation kan arbetsgivare minska risken för kognitiv överbelastning och skapa bättre förutsättningar för återhämtning.

Hur kan man förbättra kognitiv ergonomi?

Att förbättra den kognitiva ergonomin handlar ofta om att skapa bättre struktur i arbetet och minska onödig mental belastning.

Exempel på åtgärder kan vara:

• Tydligare prioriteringar och arbetsmål

• Bättre planering av arbetsuppgifter

• Färre parallella system och informationskanaler

• Möjlighet till ostört fokusarbete

• Tydligare struktur i möten och kommunikation

Även pauser och återhämtning är viktiga. Hjärnan behöver regelbundna pauser för att kunna bibehålla koncentration och effektivitet.

Kognitiv ergonomi i arbetsmiljöarbetet

I takt med att arbetslivet blir mer digitalt och kunskapsintensivt blir kognitiv ergonomi en allt viktigare del av arbetsmiljöarbetet. Frågor om kognitiv belastning hänger ofta nära samman med organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA), till exempel hur arbete planeras, vilka krav som ställs och vilka möjligheter till återhämtning som finns.

Organisationer kan arbeta förebyggande genom att analysera:

• Arbetsprocesser

• Informationsflöden

• Arbetsbelastning

• Organisationsstruktur

Genom att identifiera riskfaktorer kan man minska mental belastning och skapa bättre förutsättningar för ett hållbart arbetsliv.

Stöd för ergonomi i arbetsmiljön

Att arbeta systematiskt med ergonomi innebär att både fysisk och mental belastning i arbetet analyseras och åtgärdas.

Organisationer kan få stöd i exempelvis:

• Arbetsmiljöanalyser

• Ergonomiska riskbedömningar

• Utbildning i ergonomi

• Utveckling av arbetsprocesser

Läs mer om hur företag kan arbeta med ergonomi

Våra tjänster inom ergonomi

Källor

• Arbetsmiljöverket – Organisatorisk och social arbetsmiljö

• Prevent – Kognitiv ergonomi i arbetslivet

• EU-OSHA – Mental workload and cognitive demands