Överblick på hälsoläget förenklar bemanning och sparar tid för Samariten Ambulans
Samariten Ambulans ansvarar för ambulanssjukvård, omvårdnad och utbildning i bland annat Region Stockholm, Region Gotland, och i Region Östergötland. Det är en personalintensiv verksamhet som är i gång dygnet runt, årets alla dagar, har cirka 500 medarbetare och kör ungefär 1 000 mil varje dag.
När en medarbetar blir sjuk måste tomrummet fyllas och det ofta snabbt. Därför är bemanningen av bilarna a och o. Som Avonovakund började Samariten använda sjuk och friskplattformen MedHelp Care och det har blivit ett viktigt verktyg för Samaritens HR-jour som jobbar med bemanning, men också för långsiktiga arbetsmiljöarbete med målet att sänka sjukfrånvaron.
- Vi förstod att möjligheten till överblick och statistik i plattformen kunde hjälpa oss att minska sjukfrånvaron, och det är klart att det är något vi gärna vill arbeta för. Och sedan vi skaffade hälsoplattformen har vi bättre kontroll på verksamheten och kan konstatera att administratörerna sparar mycket tid på att inte behöva ta hand om samtal om sjukfrånvaro via telefon, något de tidigare la mycket tid på varje morgon. Nu kan de i stället snabbare lösa eventuella vakanser, vilket ju är helt centralt i en verksamhet som vår, säger Ulf Kanfjäll, verksamhetschef på Samariten.
Plattform som sparar tid och effektiviserar arbetet
HR-jouren håller reda på sjukanmälningar och bemanning. Tidigare gjordes sjukanmälan via telefon och ibland kunde det bli ganska tidsödande att ta emot samtal och koordinera bemanning. Nu sköts det i plattformen där HR-jouren direkt får överblick på läget, oavsett när sjukanmälan görs. När man går in i översikten får man en realtidsbild vilket är en fördel då verksamheten är igång dygnet runt.
- Vi sparar mycket tid på att använda hälsoplattformen och många uppgifter blir mycket lättare för dem som hanterar bemanningen av vakanta pass. Arbetet går nu mycket fortare och enklare, säger Ulf Kanfjäll, verksamhetschef, Samariten.
Frånvaroanmälan görs av medarbetaren i hälsoplattformen via en app med säker BankID inloggning. Så fort anmälan är gjord går ett sms till HR-jouren, samtidigt som ett mejl går till närmaste chef. HR-jouren får en snabb signal om att ersättare behövs. Som en del i tjänsten har Samariten också personlig sjukvårdsrådgivning som innebär att en sjuksköterska kontaktar den som är sjuk och ger råd om vård och egenvårdsråd.
Minutkoll på sjukfrånvaron
Det går fort och enkelt och hälsoläget är alltid tillgängligt för cheferna och ledningen. Ulf berättar att i perioder med hög sjukfrånvaro har det varit extra bra att kunna få koll i realtid. När sjukanmälan görs kan medarbetarna också ange sjukfrånvaroorsak, helt frivilligt
- Vi kan se sjukläget minut för minut och få en bild av vilka sjukorsakerna är, till exempel öron, näsa, hals. Ungefär 75 - 80 procent anger orsak när de sjukanmäler sig vilket underlättar vår planering. Nu får vi en tillförlitlig bild och slipper gissa, säger Ulf.
Plattformen gör det också enklare för cheferna som direkt får en avisering om någon är sjuk, och allt dokumenteras säkert i plattformen. Varje chef har uppåt 30 medarbetare i sitt team så det var tidigare mycket att hålla reda på. Nu kan chefen när som helst få överblick på nuläge och historik i det egna teamet. Det ger bra koll på ett enkelt sätt.
Gemensam grund för omtankesamtal
Om någon är sjuk upprepade gånger får chefen en notis och kan ta ett omtankesamtal med medarbetaren utifrån arbetsgivaransvaret. I plattformen finns frånvarons frekvens, längd och orsaker dokumenterat, vilket underlättar i samtalet.
- Då har vi en gemensam bild av läget och kan prata om hur vi kan stötta medarbetaren på bästa sätt framåt”, säger Ulf.
Vecka för vecka adderas ny statistik i plattformen vilket kontinuerligt ger mer data för ännu säkrare slutsatser. Sjukfrånvaron har sjunkit något sedan systemet infördes, och Ulf beskriver ett lugn i organisationen då alla vet vad som gäller kring sjukfrånvarohanteringen.
En del i det systematiska arbetsmiljöarbetet
Samariten är arbetsmiljöcertifierade och bedriver ett aktivt och systematiska arbetsmiljöarbete för att bidra till utveckling av svensk ambulanssjukvård. Det betyder bland annat att det finns ett system med särskilda bilar som täcker upp för akuta vakanser och system för att minimera behovet av övertid i samband med hemgång. Där är hälsoplattformen en del i arbetet.
- Revisorerna som genomför arbetsmiljöcertifieringen sätter stort värde på att det finns bra underlag för arbetsmiljöarbetet, väldokumenterat och lätt att gå tillbaka i, likväl som underlag för prognoser, säger Ulf.
Ulf återkommer till det faktabaserade underlaget i plattformen.
- Det gör det lättare att ha dialog med den som har upprepad frånvaro, och det ger tydligt underlag i arbetsmiljöarbete eller när företagets jämställdhetsplan ska uppdateras. Tanken är också att utifrån underlaget kunna jämföra hälsoläget mellan olika team, olika regioner och så vidare. Detta har inte varit möjligt att göra på ett kvalitativt sätt tidigare, avslutar Ulf.