Överblick och proaktivt arbete har bidragit till bättre arbetsmiljö och hälsa hos Octapharma

De senaste två åren har avdelningen genomgått en betydande förändring. Det fanns problematik kring arbetsmiljön, signaler på ohälsa som inte hanterades i tid och flera medarbetare hade arbetsrelaterade besvär på grund av olika typer av överbelastning. Ett intensivt arbete för att förbättra arbetsmiljön och hälsan på avdelningen inleddes därför 2018, och en tidig åtgärd var att införa ett rotationsbaserat arbetssätt som innebär att hela teamet roterar så att alla utför alla arbetsuppgifter. Det har minskat överbelastning av enformiga rörelser, och har också bidragit till en större förståelse för olika arbetsuppgifter och en ökad teamkänsla.

En märkbart bättre arbetsmiljö

De olika åtgärderna och hela teamets insatser har tillsammans bidragit till en märkbart bättre arbetsmiljö, något som syns i årliga undersökningar men också sett till sjukfrånvaro och behov av rehabilitering. Sjukfrånvaro kopplad till arbetsmiljön och arbetsrelaterade besvär är nu nere på noll. Som stöd i arbetsmiljöarbetet har Octapharma och Simon frånvarohantering och rehabstöd via Avonova. Detta har hjälpt Octapharma att minska sjukfrånvaron de senaste åren.

Frånvarohanteringen är en lösning för sjuk- och friskanmälan för medarbetarna, kombinerat med sjukvårdsrådgivning vid sjukfrånvaro. Rehabstödet hjälper chefer att följa och stötta en medarbetare vid rehabilitering, bland annat genom mallar för dokumentation och påminnelser i realtid när chefen behöver vidta rehabiliteringsåtgärder, till exempel när ett rehabsamtal efter upprepad korttidsfrånvaro behöver ordnas.

– Jag har stor hjälp av att få en översikt och nulägesrapport av hälsoläget i teamet, och Rehabstödet ger bra stöd vid rehabärenden. Ibland startar jag själv ett rehabärende när jag ser att det finns behov. Utifrån loggade orsaker till sjukfrånvaro får jag en bra bild av situationen och underlag för en handlingsplan, säger Simon.

Simon använder dokumentmallar för rehabilitering och dokumenterar samtal och egna anteckningar om besvär och risker för ohälsa i verktyget. Det ger en trygg och säker dokumentation som är till stor hjälp i det löpande arbetsmiljöarbetet.

– Anteckningarna gör att jag som chef alltid har koll på när samtal har hållits och vad som har sagts, och vid behov kan både jag och medarbetaren signera dokumentationen. Det handlar om att anteckna allt så att när vi väl behöver ha rehabsamtal finns allt dokumenterat i systemet. Det är en trygghet både för mig som chef och för medarbetarna, säger Simon.

Verktyget gör det lätt att involvera andra stödfunktioner, som till exempel HR, och de kan enkelt följa utvecklingen i ett ärende. Endast de som behöver det har tillgång till informationen, vilket är viktigt av integritets- och informationssäkerhetsskäl.

– Det blir smidigt och effektivt då allt finns samlat i systemet och jag inte behöver återberätta allt i olika sammanhang. Ska vi ha ett rehabsamtal så kan HR enkelt förbereda sig genom att titta i verktyget före mötet, säger Simon.

Enkelheten i verktygen underlättar för både chefer och medarbetare på Octapharma

Simon går in i verktyget varje vecka, ibland oftare, för att få överblick över sjukfrånvaro och eventuella rehabärenden. Det är enkelt att se om någon har upprepad korttidsfrånvaro, och om medarbetaren valt att uppge det också förstå vad frånvaron beror på.

– Detta underlättar för mig och gör att jag i tid kan ta ett samtal med medarbetaren, se om det finns något jag och vi som arbetsgivare kan göra, och vid behov göra en handlingsplan för att undvika onödig sjukfrånvaro och lång rehabilitering.

Medarbetarna gör sjuk- och friskanmälan via telefon, dator eller app och efter sjukanmälan sker uppföljande rådgivningssamtal med sjuksköterska som också loggas i systemet med en kort anteckning. Det underlättar för Simon som chef då han enkelt kan få en uppdatering på läget för varje medarbetare som är sjuk.

– Verktyget hjälper mig att snabbt få överblick. Nu har vi färre rehabprocesser igång än tidigare, och det beror troligen på att vi nu använder verktyget på ett sätt som hjälper oss att få bra koll och åtgärda brister i tid, innan behov av rehabilitering uppstår.

Dagligt arbetsmiljöarbete med sikte på en nollvision

Octapharma, och Simon, har en nollvision när det gäller arbetsrelaterad sjukfrånvaro. Därför är det dagliga arbetsmiljöarbetet mycket viktigt.

– Vi har en fullt rimlig nivå på korttidsfrånvaron så vårt fokus ligger på arbetsmiljön och att arbeta proaktivt för att undvika överbelastning, att någon får ont, men också för att medarbetarna ska trivas. Vi ska ha en bra gemenskap i teamet.

Och arbetsmiljön på Simons avdelning har blivit bättre. Simon säger att han försöker vara en närvarande chef och att det är viktigt att alla medarbetare känner sig trygga på arbetet, men också på väg till och från arbetsplatsen.

– Frånvarohanteringen och Rehabstödet visualiserar läget och stöttar mig som chef. Men själva förändringen måste man jobba med konstant, det är inget som sker av sig själv, avslutar Simon.

Vill du veta mer om Sjuk- och Friskanmälan – stöd och råd vid sjukfrånvaro?

Om du inte har ett samarbete med Avonova sedan tidigare kan du fylla i formuläret Bli kund så kontaktar vi dig inom kort för att lyssna på och diskutera era behov.

Om ni redan är kund till Avonova kan ni prata med er kontaktperson alternativt ert lokala hälosocenter.

Om Octapharma

Octapharma är världens största privatägda företag inom tillverkning av proteinbaserade läkemedel. Företaget tillverkar läkemedel som består av högkvalitativa humana proteiner utvunna ur blodplasma eller med hjälp av rekombinant DNA-teknik.

Octapharma har kontor i 31 länder, sju FoU-anläggningar och sex produktionsanläggningar i Europa och Nordamerika. På Octapharma i Sverige arbetar drygt 900 personer, inom tillverkning, lager/logistik och kontor.

Besök www.octapharma.se för mer info.