När hjärnan blir en arbetsmiljöfråga. Så skapar du en hjärnvänlig arbetsplats

“Det är lätt att se när någon lyfter fel eller sitter snett. Men det är svårt att se när någon tänker för mycket.”  — Cecilia Berlin, Chalmers Tekniska Högskola 

Gilla Jobbet arrangeras av bland andra AFA Försäkring, Prevent och Suntarbetsliv och samlar forskare, HR och chefer från hela landet. I år stod den kognitiva arbetsmiljön i fokus, ett område som blir allt viktigare i takt med att fler arbetar i digitala, informationsintensiva miljöer.

Tankearbete som arbetsmiljörisk 

Berlin påminde om att nästan allt arbete idag innehåller kognitiva moment: att tänka, planera, prioritera, tolka, minnas och kommunicera. När uppgifterna staplas på varandra utan pauser eller struktur blir hjärnan överbelastad även när kroppen sitter stilla.

“Det är inget fel på oss som blir trötta i huvudet. Det är hjärnans sätt att säga: nu är bufferten full.” 

Hon beskrev hur hjärnan hela tiden tar in mer information än vi hinner bearbeta. Bara en bråkdel blir till medveten tanke och resten filtreras bort. När systemet runt oss, som arbetsplatsens organisation eller teknik, inte stödjer hur hjärnan fungerar, uppstår en tyst men påtaglig belastning.

När multitasking blir hjärnans fallgrop

Ett tema som väckte många igenkännande skratt i publiken var multitasking-myten.

“Hjärnan kan inte göra två tankesaker samtidigt. Den växlar snabbt, men med kostnad.” 

Varje gång vi byter mellan mejl, Teams, samtal och tankearbete tappar vi lite fokus. Forskning visar att det kan ta upp till 23 minuter att återfå fullt fokus efter ett avbrott.

“Man känner att man rör sig framåt, men man blir utmattad på vägen,” förklarade Berlin, och jämförde med att växla växlar i tät stadstrafik.

Även till synes små uppgifter, att svara på ett meddelande eller byta flik, kräver hjärnans energi. Den mentala tröttheten byggs upp, även på dagar som ser lugna ut.

Balansen mellan vila och stimulans

Precis som muskler behöver hjärnan en lagom nivå av belastning. För låg kognitiv stimulans leder till tristess och distraktion; för hög gör oss överväldigade och stressade. Balansen däremellan är den kognitiva sweet spoten där fokus, nyfikenhet och prestation samspelar.

Cecilia Berlin lyfte också att fysisk trötthet påverkar mental skärpa:

“Vi kan inte tänka bra i en trött kropp. Hjärnan och kroppen delar resurser – när energin tar slut på ett ställe, påverkas det andra.”

Diskmaskinen och stickningen som hjärnpauser

Föreläsningen fick en mänsklig och varm ton när Berlin berättade om vikten av att växla mellan mentalt krävande och automatiska uppgifter.

“Jag brukar säga att det är väldigt skönt att tömma diskmaskinen. Du vet precis vad du ska göra, det tar lagom lång tid och du får använda kroppen lite. Det är återhämtning för hjärnan.”

Hon berättade att hon ofta ser deltagare sticka under sina föreläsningar – och tolkar det som ett tecken på balans, inte distraktion:

“När händerna har något lagom enkelt att göra, fungerar hjärnan bättre.”

Den typen av uppgifter är exempel på mental mikrovila, korta stunder av låg tankebelastning som hjälper hjärnan att rensa och återhämta sig.

“Som att bli ordförande i en klubb du inte hann tacka ja till”

Cecilia Berlin beskrev känslan många känner i dagens digitala arbetsliv:

“Många berättar att deras arbetsdag känns som att plötsligt bli ordförande i en klubb de inte hann tacka ja till. Det kommer mejl, beslut och möten från alla håll och man försöker bara hänga med.”

Publiken skrattade igenkännande, men undertonen var allvarlig. Vi tenderar att svara på överbelastning med att jobba ännu fortare, svara ännu snabbare och vara ännu mer tillgängliga vilket i själva verket ökar belastningen.

“Det är inte du som är ineffektiv,” betonade Berlin. “Det är arbetsmiljön som inte är byggd för hur hjärnan fungerar.”

Systemfel, inte mänskliga fel

När något går fel på jobbet talar man ofta om “den mänskliga faktorn”. Men enligt Berlin är det just den mänskliga faktorn som oftast räddar situationen.

“Fel uppstår sällan för att någon slarvar, utan för att systemet inte är anpassat för hur människor faktiskt fungerar.”

Hon hänvisade till forskaren James Reason, som redan på 1990-talet visade att felhandlingar ofta beror på oavsiktliga systembrister – otydliga instruktioner, ologiska gränssnitt, stress och tidspress.

“Det vi kallar mänskliga misstag är ofta tecken på att vi behöver bättre systemdesign,” förklarade Berlin.

Sex nivåer som påverkar den kognitiva arbetsmiljön

För att förstå vad som gör en hjärnvänlig arbetsmiljö beskrev Berlin sex nivåer som samverkar i allt arbete:

1. Uppgiften –Är den begriplig, lagom komplex och möjlig att lyckas med?

2. Arbetsstationen – Finns verktyg och information tillgängligt och logiskt?

3. Arbetsflödet – Går det att avsluta ett steg innan nästa börjar?

4. Teamet – Finns trygghet, kommunikation och stöd?

5. Instruktionerna – Är de tydliga, aktuella och skrivna på rätt språk?

6. Kroppen – Fysisk trötthet, smärta och dålig ergonomi påverkar hjärnans kapacitet.

Vägen mot hjärnvänliga arbetsplatser

Cecilia Berlin avslutade med en enkel men kraftfull checklista, formulerad tillsammans med forskarkollegan Gisela Bäcklander vid Försvarshögskolan:

Det är enklare för hjärnan när arbetet är:

• Tydligt

• Förutsägbart

• Överblickbart

• Lagom stimulerande

Det är svårare när det är:

• Rörigt

• Oförutsägbart

• För stressigt

• För tråkigt

“Stress i sig är inte farligt. Men när allt känns som ett gränsfall, när allt brinner, då är risken stor att hjärnan inte orkar längre.”

Avonova hjälper arbetsplatser att tänka smartare

På Avonova känner vi igen mycket av det Cecilia Berlin beskriver. I vårt arbete möter vi dagligen medarbetare och chefer som kämpar med just den mentala belastningen hon talar om – informationsöverflöd, ständiga avbrott och svårigheten att fokusera.

Därför arbetar våra ergonomer, beteendevetare och arbetsmiljöingenjörer med att omsätta forskningen om kognitiv ergonomi i praktiken och hjälpa arbetsgivare att skapa hjärnvänliga arbetsplatser där fokus, återhämtning och arbetsglädje får plats.

“Vi är inte maskiner. Vi är människor som tänker, känner och lär. Det måste märkas i hur vi formar arbetet.” — Cecilia Berlin

Avonova delar den övertygelsen. När hjärnan får rimliga arbetsvillkor blir också organisationen starkare, friskare och mer hållbar.