Framtidens arbetsplats formas nu

Vilka möjligheter respektive utmaningar finns med hybridarbete och behövs en ny typ av ledarskap? Det har forskaren Helena Tinnerholm Ljungberg, PhD, Karolinska Institutet tittat närmare på i projektet Framtidens arbetsplats.

- I projektet Framtidens arbetsplats - Future work följer vi sedan hösten 2021 omställningen till ett mer flexibelt arbete/hybridarbete för verksamhetsstödet, dvs. den teknisk/administrativa personalen, vid Karolinska Institutet. Från slutet av september 2021 kan anställda, efter dialog med närmsta chef och om verksamheten tillåter, arbeta upp till 49% hemifrån. Ett hybridarbetssätt innebär också att digitala verktyg används för att möjliggöra att arbete kan ske på distans i större utsträckning. Det är dessa förändringar i arbetssätt som vi följer upp i projektet, säger Helena Tinnerholm Ljungberg.

Vad är syftet med projektet?

- Det övergripande syftet med projektet är att följa utvecklingen gällande arbetsmiljö inklusive ledarskap, hälsa, och prestation vid införandet av ett mer flexibelt arbetssätt/hybridarbete.

Hur upplever chefer det hybrida arbetssättet?

- I vår första delrapport redovisas resultaten från den intervjustudie vi gjort med chefer inom verksamhetsstödet. I rapporten visar vi att chefer upplever att ett mer flexibelt arbete, under rätt omständigheter kan leda till nöjdare medarbetare som upplever en bättre balans mellan arbete och fritid. Det hybrida arbetssättet kan också medföra positiva aspekter och underlätta stödet till verksamheten, till exempel genom att ses i digitala kanaler där man snabbt och enkelt kan dela skärm med varandra.

Vilka utmaningar kan uppstå?

- Ett mer flexibelt arbetssätt medför också vissa utmaningar och nya förväntningar på medarbetare och chefer. I annan forskning kring flexibelt arbete har vi sett att chefen ofta är den som beskrivs som möjliggörare av förändring, och vi kan i vår forskning se att detta i sin tur skapar nya krav på chefer. En utmaning som cheferna i vår studie beskrivit är att de upplever att det finns nya förväntningar på chefsrollen, bland annat att som chef vara närvarande på plats på kontoret och på det sättet föregå med gott exempel.

- En annan utmaning är att få till informell kommunikation och som chef kan det bli något svårare att fånga upp arbetshälsa och arbetsbelastning när man inte ser varandra fysiskt på kontoret varje dag. Men sammantaget menar cheferna att de positiva aspekterna för medarbetare och verksamheten väger tungt och de ser ett mer flexibelt arbete som framtidens arbetssätt.

Vad bör vi tänka på gällande framtidens arbetsplatser och hållbar hälsa?

- Viktigt att tänka på är de nya utmaningar som kan uppstå när arbetsgruppen som helhet inte träffas lika ofta som tidigare. Därför är det viktigt att varje arbetsgrupp tillsammans med ledaren kontinuerligt diskuterar sätt på vilka man kan skapa god social sammanhållning i ett hybridarbetssätt.

- Tidiga resultat från projektets enkätstudie visar att ett hybridarbetssätt kan vara bra för medarbetarna som rapporterar hög tillfredsställelse med sitt arbete som helhet, med sin balans mellan arbete och fritid, och att det går att bibehålla en hög självrapporterad produktivitet - fördelar som också de intervjuade cheferna lyfter.

Fakta om projektet

I projektet har medarbetare och chefer inom verksamhetsstödet vid Karolinska Institutet följts genom upprepade enkäter med frågor om bland annat arbetsmiljö, produktivitet, stress, hälsa och balans mellan arbete och fritid. I en egen delstudie har 15 chefer inom verksamhetsstödet intervjuats om deras upplevelser av det nya arbetssättet och förändringar som rör arbetssätt, medarbetarskap och ledarskap.

I projektgruppen medverkar flera forskare vid Enheten för interventions- och implementeringsforskning inom arbetshälsa, vid Institutet för Miljömedicin, Karolinska Institutet. Även en expertgrupp bestående av forskare från Karolinska Institutet och andra lärosäten som Högskolan i Gävle och Mälardalens universitet är knuten till projektgruppen.

Under 2023 kommer vi i Framtidens arbetsplats/Future work att fortsätta följa utvecklingen och resultatet kommer att presenteras i en mer omfattande rapport till hösten.

Läs gärna mer på Karolinska Institutets hemsida som uppdateras löpande >>>