Så minskade Dueland Bilservice sjukfrånvaron från 30 till 3 procent – med struktur, stöd och hjärta

När sjukfrånvaron tog över

Sjukfrånvaron på bilverkstaden Dueland Bilservice i Haugesund var hög. Medarbetare var inne och ute ur arbete, dialogen var spretig och strukturen brast. För vd Silje Dueland blev situationen övermäktig.

Förändringen kom när de började använda Avonova Assist, ett digitalt verktyg som förenklade dokumentation, påminde om viktiga åtgärder och gjorde det lättare att vara både chef och medmänniska.

Från allmänna principer till fungerande rutiner

Många företag har sjukfrånvarorutiner, men de fungerar inte alltid i praktiken. På Dueland blev nyckeln att skapa rutiner som var enkla, konkreta och anpassade till vardagen.

Med Avonova Assist etablerade de levande rutiner – inte som tröga dokument i en pärm, utan som praktiska verktyg. När något inte fungerade justerades det. Nya behov? Då uppdaterades rutinen. Sjukfrånvaron blev en process och inte en pappersprodukt.

Ett bredare HMS-perspektiv

Samtidigt tog företaget ett större grepp om arbetsmiljöarbetet. I samarbete med företagshälsovården kartlade man såväl fysiska risker som psykosociala och organisatoriska utmaningar.

Exempel:

• En gravid mekaniker fick en noggrann riskbedömning med tydliga riktlinjer för vad som var säkert att göra.

• Ergonomiska risker som tunga lyft och snedbelastning analyserades.

• Ledningen fick bättre förståelse för hur psykiska påfrestningar eller låg självkänsla kunde påverka arbetsförmågan, särskilt bland unga.

Struktur som gör skillnad – i praktiken

Duelands resa visar hur strukturerat HMS-arbete (hälsa, miljö och säkerhet) ger konkreta resultat:

1. Systematisk uppföljning med dialogmöten

Med hjälp av påminnelser och tydlig dokumentation blev uppföljningen enklare. För medarbetaren Stephan innebar det tät dialog och en flexibel återgång till arbetet.

2. Verklighetsförankrad arbetsanpassning

Tillsammans med Försäkringskassan och företagshälsovården hittade man lösningar: Stephan kunde arbeta med kundkontakt och enklare uppgifter i stället för fysiskt tungt arbete.

3. Välgrundade avslut när det var rätt

I vissa fall blev utfallet inte återgång, utan avslut – men med respekt, förståelse och trygg dokumentation för båda parter.

4. Förebyggande arbete med 24-timmarsperspektiv

Man såg även till dolda risker: privata utmaningar, sömnbrist och smärtproblematik. Ledningen vågade ställa frågan: Vad står i vägen för att du ska må bra på jobbet?

5. Starkare ledarskap och kultur

För Silje som chef blev arbetet med sjukfrånvaro en styrka, inte en börda. Med stöd och struktur blev arbetsmiljöarbetet mänskligt, lösningsorienterat – och något hon kunde känna sig trygg i.

Goda råd för att stärka sjukfrånvarorutinerna

✔ Gör det enkelt och relevant Skapa rutiner som följer lagen, men som också fungerar i vardagen.

✔ Involvera medarbetarna Förankra rutinerna tillsammans med personalen. Då blir de levande: "Så här gör vi hos oss."

✔ Undvik överadministration Om rutinerna är för byråkratiska riskerar de att inte följas. Håll det praktiskt.

✔ Uppdatera kontinuerligt Bra rutiner växer fram – bygg på erfarenheter och justera efter behov.

✔ Gör riktiga riskbedömningar Inkludera både fysiska, psykiska och organisatoriska risker – i hela verksamheten.

✔ Utgå från verkliga orsaker till sjukfrånvaro Psykisk ohälsa och belastningsskador är vanligast – speglar det ert arbetsmiljöarbete?

✔ Se hela människan – dygnet runt Arbetsförmågan påverkas även av faktorer utanför jobbet – som sömn, smärta eller livssituation.

✔ Riskbedöm alla delar av organisationen Utmaningarna skiljer sig mellan verkstad, administration och försäljning – känn din organisation.

✔ Ta hjälp vid behov Extern expertis från företagshälsovård eller HR-partner kan göra stor skillnad.

Resultatet? Från 30 % till 3 % sjukfrånvaro

Idag har Dueland Bilservice en sjukfrånvaro på bara 3 %. Medarbetare som riskerade att stå utanför arbetslivet är i jobb igen. Stephan är ett av dessa exempel – i dag tillbaka på heltid, tacksam över att någon trodde på honom.

Läs hela historien här

Från teori till praktik: detta lärde sig Dueland

• Struktur ger trygghet både för chef och medarbetare

• Samverkan och dialog är vägen framåt – inte kontroll

• Företagshälsovården är en ovärderlig partner

• Det lönar sig både mänskligt, organisatoriskt och ekonomiskt

Vill du veta mer om hur Avonova Assist kan stötta er i arbetet med sjukfrånvaro och arbetsmiljö?

Vi hjälper dig att komma igång – steg för steg.